Otra vez un Google Form

Esta mañana me ha llegado la inscripción a un evento en el que participo cada año. Abro el correo, pincho el enlace y ahí está, puntual como siempre: un formulario de Google. Nombre, correo, un par de desplegables, el botón azul de enviar. Rellené los campos, le di a enviar y seguí con mis cosas.

Y luego me quedé pensando, que es lo que suelo hacer cuando algo se ha vuelto tan normal que ya no lo vemos. Porque lo curioso no es que usen Google Forms. Lo curioso es que ya casi nadie se pregunta si había otra opción.

Google Forms está en todas partes. Lo usa la asociación del barrio, lo usa la empresa que te pide referencias, lo usa el ayuntamiento para una encuesta, lo usa tu dentista para confirmar la cita. Y se entiende por qué: es una plataforma conocida, robusta, que se configura en diez minutos y que te deja los datos ordenaditos en una hoja de cálculo desde la que sacar listados, filtrar, ordenar y exportar. Funciona. No hay engaño ahí.

El detalle es que eso —recoger unos datos, guardarlos, poder consultarlos y exportarlos— es exactamente lo que hace un formulario a medida de los de toda la vida, uno que guarde la información en tu propia base de datos y te la devuelva en el formato que necesites. Ni más ni menos.

Entonces, ¿cuál es la ventaja de Forms? Que es gratis y es fácil.

¿Y el precio? El de siempre. La privacidad de esos datos y el hecho de confiar su tratamiento a una empresa cuyo modelo de negocio se apoya, en buena medida, en el tratamiento masivo de información. Lo gratis casi nunca lo es: simplemente el que paga no eres tú, o no lo pagas con dinero.

Lo gratis que salió caro

Me acuerdo de un evento del año pasado en el que llevaban esto a un extremo casi cómico. Usaban Google Forms para controlar asistencias en varios puntos repartidos por la ciudad. Hasta aquí, bien. El problema venía después: alguien tenía que coger esos datos, copiarlos a mano y volcarlos en la web del evento para que los visitantes vieran la información actualizada. Manualmente. Punto por punto.

Un despropósito que se habría resuelto en una tarde de programación: recogida de datos a medida y actualización automática en la base de datos que alimenta la web. Cero copiar y pegar. Cero errores de transcripción. Cero personas dedicando su tarde a mover celdas de un sitio a otro.

Pero Google ofrecía un aliciente que pesó más que todo eso: la gratuidad. Así que lo "gratis" acabó costando horas de trabajo manual, repetido y aburrido. Salió caro, solo que en una moneda que no aparece en ninguna factura.

Lo que se regala sin mirar

Y aquí está lo que de verdad me inquieta, que no es la herramienta.

Cuando una empresa española recoge datos personales de sus clientes a través de Forms, está confiando esos datos a un proveedor estadounidense, con las implicaciones legales que eso puede tener en materia de protección de datos y RGPD: informar al usuario, dejar claro quién trata esos datos y bajo qué condiciones. En la práctica, muchas veces nada de esto se ha pensado. Se eligió Forms porque era lo que había, porque era gratis y porque es lo que usa todo el mundo.

Ese es el punto. No que Google sea el malo de la película, ni que Forms sea una herramienta perversa. Es que se ha convertido en la solución por defecto, la que se elige sin llegar siquiera a plantearse que hay una decisión que tomar. Y elegir sin plantearse es justo lo que a mí me parece preocupante: no el resultado, sino la ausencia de decisión.

No quiero demonizar Google Forms. Para una cosa trivial y puntual —recoger cuántos venís a la comida de fin de curso— es una herramienta perfectamente razonable, y montar una infraestructura a medida para eso sería matar moscas a cañonazos. El problema aparece cuando ese reflejo se aplica a todo, incluidos datos sensibles de clientes, por pura inercia y sin pesar lo que se está cediendo.

Que existen alternativas

Porque alternativas hay, y no son ciencia ficción.

La primera, la obvia: un formulario a medida que guarde en tu propia base de datos, bajo tu control, con la exportación que quieras y sin ceder nada a nadie. Cuesta algo más de trabajo inicial, sí. Pero es tuyo.

Y si no quieres programar, tampoco estás condenado a Google. Existen alternativas de software libre como Framaforms, Nextcloud Forms o CryptPad, además de soluciones autoalojadas para quien necesite un mayor control. Todas parten de otra premisa: que los datos que recoges sean tuyos y de quien te los confía, y de nadie más.

No las nombro para vendértelas. Las nombro para dejar constancia de que la elección existe. De que Google Forms no es una ley física, sino una opción entre varias.

Al final no va de Forms. Va del reflejo. Va de recuperar ese pequeño gesto de pararse un momento antes de dar por hecho lo de siempre y preguntarse: este dato, ¿de quién va a ser a partir de ahora?

La próxima vez que abra la inscripción de ese evento, seguirá siendo un Google Form. Y no pasa nada por rellenarlo. Pero me gustaría pensar que, en algún punto de la cadena, alguien se planteó la pregunta. Aunque luego decidiera lo mismo.